La comptabilité est une branche très importante au sein de l’entreprise. Elle doit être gérée avec minutie pour éviter que cela impacte sur le chiffres d’affaire de la société. Une mauvaise gestion peut engendrer de nombreux problèmes pouvant entraîner la faillite de l’entreprise surtout si aucune mesure n’est prise. Recourir à expert-comptable peut être une bonne idée pour s'assurer qu’il n’y a aucun problème. Cependant, installer un logiciel comptable limite également les mauvaises surprises qui pourraient entacher la sécurité financière de la société.
Le logiciel comptable : un atout considérable pour votre service comptabilité
Les logiciels comptables ont été développés dans le but de faciliter le suivi de la trésorerie et donc de mieux gérer la comptabilité de l’entreprise. Ils permettent de suivre toutes les transactions en cours et d’être au courant de tous les paiements en cours, les paiements reçus, les postes de dépenses les plus importants, les créances et les dettes, etc. Ils informent également sur l’évolution de votre stock. L’intégration d’un logiciel comptable facilite aussi la rédaction de vos documents fiscaux. Ceux-ci seront adaptés à l’identité de l’entreprise et seront en parfaite conformité avec les normes en vigueur. L’utilisation d’un logiciel de comptabilité harmonise votre comptabilité et renforce votre crédibilité aux yeux des institutions financières. Vous attribuerez alors une image plus professionnelle à votre enseigne. Pour plus d’information sur le sujet, n’hésitez pas à contacter actium, un spécialiste en logiciel comptable.
Qu’est-ce qui les différencie de la gestion à la main ?
Les logiciels comptables promettent de nombreux avantages par rapport à la gestion manuelle de votre comptabilité. Entre autres, il vous permet de gagner du temps. Ce qui n’est pas des moindres par rapport aux tâches que vous devez réaliser au sein de votre entreprise. Le processus comptable est long et demande beaucoup de vigilance. La moindre erreur peut avoir un impact sur la finance de l’entreprise. Avec un logiciel comptable, les écritures comptables s’effectuent de manière automatique sur un journal pré paramétré. De ce fait, le calcul des totaux se fera automatiquement. C’est le logiciel qui se chargera de l’équilibre algébrique de chaque écriture, ce qui empêche l’opérateur de saisie de sortir le journal s’il y a une différence entre les débits et les crédits. Toutes les opérations comptables seront retranscrites obligatoirement sur le livre-journal et sur le grand livre. Les données seront ainsi centralisées automatiquement. Les risques d’erreur sont donc moindres avec ce type de logiciel.
L’autre avantage du logiciel comptable c’est son adaptabilité par rapport aux besoins de votre entreprise. Un même logiciel peut être utilisé par une petite entreprise mais aussi par une grande structure car il peut être doté des plusieurs modules, auxquels vous pourrez choisir de souscrire ou non. Le logiciel de comptabilité et de finance est compatible avec la plupart des autres solutions de gestion : facturation, devis, approvisionnements, immobilisation, caisse, tec. Il facilite également les échanges au sein de l’entreprise, notamment entre vous et votre expert-comptable. Il minimise autant que possible l’intervention humaine. Si vous utilisez un logiciel compta en ligne, l’expert-comptable peut traiter toutes les données de l’entreprise depuis son cabinet ou son domicile.
Quelles sont les limites d’un logiciel comptable ?
Comme n’importe quel outil, le logiciel de finance et de comptabilité possède également ses points faibles, notamment au niveau du coût. Même si vous choisissez un logiciel standardisé, celui-ci peut renfermer des coûts cachés notamment en ce qui concerne les frais de maintenance et d’abonnement. De plus, si le module choisi comporte des fonctionnalités inutiles, cela peut provoquer des surcoûts à vos postes de dépense. Ce type de logiciel nécessite également un bon paramétrage pour qu’il puisse répondre efficacement à vos exigences. Le coût de paramétrage peut être cher car il vous faut suivre une formation pour apprendre à maîtriser le logiciel. Sans cela, le logiciel peut afficher un problème de dysfonctionnement. De plus vous allez être dépendant du concepteur de logiciel car en en cas de défaillance, vous devez contacter l’éditeur pour qu’il vous dépanne à chaque fois.
Comment choisir votre logiciel comptable et finance ?
Choisir un logiciel comptable est une étape cruciale dans le processus de création d’entreprise. Il est en effet indispensable que votre entreprise dispose d’une bonne performance financière. Trouver le bon logiciel n’est pas évident surtout si vous n’arrivez pas à définir vos besoins et votre budget. Il doit être un parfait outil de liaison entre vous et votre expert-comptable. Vous devez donc commencer à établir les types de prestations que vous souhaiterez avoir. Optez surtout pour des solutions incluant des prestations de formation (en groupe, à distance, par téléphone, en visioconférence, etc.). Assurez-vous que la formation soit assurée par un expert, qui saura vous accompagner dans l’ensemble du processus d’intégration du logiciel. Le plus important c'est que vous optiez pour un logiciel adapté à votre activité et qui comprend au minimum les fonctionnalités de base : déclaration de TVA, relance client, création de documents légaux, suivi des opérations bancaires.