10 principales raisons de détruire vos données

Le déchiquetage du papier existe depuis des centaines d’années et a commencé par une simple déchirure manuelle du papier à l’aide de nos mains. Aujourd’hui, elle a évolué vers l’utilisation de machines complexes, en particulier dans le monde de l’entreprise où la consommation de papier est assez élevée. Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les particuliers et les entreprises utilisent des destructeurs de papier. Voici les 10 principales raisons :

1. Vie privée

Les papiers contiennent des informations sensibles, qu’il s’agisse d’états financiers, de factures, de plans marketing et de nombreux autres documents contenant des informations confidentielles. Après les longues journées de nettoyage, une majorité de ces documents se retrouvent forcément dans les poubelles. Pour s’assurer que les informations contenues dans ces documents ne portent pas atteinte à la vie privée de l’entreprise ou de l’individu, le déchiquetage est nécessaire. Cela permet également de protéger la réputation des organisations en endommageant les informations compromettantes.

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2. CONFORMITÉ AVEC LA LOI

Il existe des lois visant à pénaliser les organisations qui se débarrassent négligemment de leurs papiers, en particulier ceux contenant des informations personnelles confidentielles. Ces sociétés sont tenues par la loi de protéger la confidentialité des informations personnelles des gens, faute de quoi elles s’exposent à des conséquences juridiques et financières. Pour éviter cela, lors de la mise au rebut des documents, les papiers doivent être passés dans un destructeur de documents pour les endommager complètement, protégeant ainsi les informations personnelles des employés et des clients.

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3. POUR SOUTENIR LE MOUVEMENT VERT

Malheureusement, les papiers sont fabriqués à partir d’arbres, et plus il y a de papier, plus il faut abattre d’arbres. À l’heure actuelle, la technologie n’a pas encore inventé de solution pour remplacer les arbres comme matière première dans la fabrication du papier. Pour minimiser la déforestation, le mouvement écologiste a préconisé diverses stratégies de préservation des arbres, dont le déchiquetage du papier avec un boyeur de papier pour les entreprises. Lorsque les gens déchiquettent leur papier, les morceaux sont ensuite collectés et recyclés pour fabriquer d’autres papiers. De cette façon, moins d’arbres sont coupés, ce qui protège la nature.

4. POUR PRÉVENIR L’USURPATION D’IDENTITÉ

De nos jours, la criminalité a atteint des niveaux sans précédent. Les cybercrimes sont particulièrement faciles grâce à l’usurpation d’identité. Une chose aussi simple qu’une boîte de livraison portant un nom et une adresse peut entraîner de graves conséquences sur le plan juridique, simplement parce que l’identité du destinataire a été volée et utilisée pour commettre une activité criminelle. Pour éviter ce type de fraude, les particuliers devraient passer tous leurs documents dans destructeur de papier, de même que les organisations.

5. GARDER L’ESPACE DE TRAVAIL PROPRE

Nous ne pouvons pas contrôler la quantité de papier que nous utilisons, surtout sur le lieu de travail. Il y a d’abord le papier que l’on arrache d’un cahier pour rédiger une liste de tâches, une note à un collègue, faire un calcul rapide, voire écrire rapidement quelque chose. Viennent ensuite les innombrables transactions qui nous laissent avec des reçus, des formulaires, des lettres, des avis et tant d’autres documents. Comme la plupart de ces documents servent à transmettre des informations, ils sont inutiles une fois que nous avons lu les informations qu’ils contiennent. Avec un destructeur de documents, l’espace de travail peut être débarrassé de ces papiers, et donc de l’encombrement et des papiers inutiles qui occupent l’espace.

6. ÉLIMINER LES RISQUES D’INCENDIE

Imaginez les piles et les piles de papier qui traînent autour des bureaux dans l’espace de travail, ou dans un bureau à la maison. Si l’un des employés ou vous-même décidez de fumer et laissez accidentellement un cigare allumé sur un bureau, les papiers augmentent le risque d’incendie. Avec une déchiqueteuse, les employés peuvent facilement éliminer et détruire les documents papier qui ne sont pas indispensables, ce qui réduit ce risque.

7. GAGNEZ DU TEMPS GRACE AU DESTRUCTERU DE PAPIER

Le découpage manuel traditionnel des papiers est loin de répondre aux besoins de déchiquetage du monde d’aujourd’hui. Si tel était le cas, il faudrait prévoir des jours de travail réservés à la découpe du papier, mais grâce aux destructeurs de papier, ce n’est plus le cas. Les coupures de papier sont également assez fréquentes lors de la découpe manuelle, mais elles sont insalubres et inconfortables, mais le déchiquetage les supprime. C’est un moyen sûr, rapide et pratique de déchiqueter des documents.

8. ÉCONOMISEZ DE L’ESPACE DE STOCKAGE

Les gens sont connus pour être des accumulateurs de beaucoup de choses, y compris de papiers. C’est encore plus vrai pour les entreprises qui conservent des documents vieux de plusieurs dizaines d’années et sans valeur pour elles. Si cette pratique est parfois considérée comme de la tenue de dossiers, elle est le plus souvent due à la paresse et à l’absence d’un moyen approprié de se débarrasser des innombrables documents contenus dans l’organisation. Pour libérer les classeurs, les bureaux et de nombreux autres espaces de stockage, ces documents doivent être déchiquetés.

9. LA CONFIANCE DES CONSOMMATEURS

La plupart des industries, en particulier celles de l’éducation, de la santé et du droit, possèdent des informations personnelles sensibles. Les entreprises qui s’engagent dans le déchiquetage de documents et d’autres techniques de protection de la vie privée gagnent la confiance des consommateurs, ce qui augmente la confiance des consommateurs. Lorsque les clients savent que les documents ne sont pas laissés à l’abandon, mais qu’ils sont déchiquetés en cas de besoin, ils ont la certitude que leur vie privée est respectée.

10. SATISFACTION DES EMPLOYÉS

Les départements de gestion et de ressources humaines disposent d’innombrables documents confidentiels appartenant aux employés. Qu’il s’agisse d’informations disciplinaires, de barèmes de salaire, de détails sur les licenciements, de révisions salariales, et bien d’autres encore, la liste peut être assez longue. Si l’un ou l’autre de ces documents venait à être divulgué, il pourrait causer des ravages et des soupçons sur le lieu de travail. Pour mettre les employés à l’abri d’un tel désordre et pour qu’ils se sentent en confiance par rapport aux informations qu’ils gardent privées, le déchiquetage est important.

Cela dit, l’intérêt du déchiquetage va bien au-delà de la simple gestion du papier. Pour ces raisons et bien d’autres encore, toutes les entreprises et tous les particuliers devraient recourir au déchiquetage de papier pour éliminer et détruire leurs documents.

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