Comment organiser un déménagement d’entreprise ?

Dans le secteur privé, l’emballage des cartons et l’exécution des démarches administratives sont déjà un vrai casse-tête. Ainsi, lorsque toute l’entreprise change de locaux, ce travail est encore plus difficile à gérer. La pandémie de coronavirus peut obliger certains d’entre eux à accélérer le processus, notamment pour réduire ou augmenter la surface de travail. Cette situation est tout à fait réalisable en anticipant et en respectant toutes les étapes clés d’une migration réussie.

Établir la raison du déménagement

Vous ne mobiliserez pas l’ensemble de l’entreprise et des salariés à votre guise. Les raisons doivent être soigneusement examinées et justifiées. Connaître le choix de déménager permet de mieux l’appréhender dans sa globalité, de cibler le bon endroit et de le communiquer de manière claire et précise aux salariés de l’entreprise. Il va de soi que le futur emplacement doit être préalablement choisi, avant d’annoncer le déménagement de société. Il est plus constructif d’annoncer aux employés que l’entreprise déménagera vers un emplacement spécifique au lieu de garder le nouvel emplacement ambigu. De cette façon, ils pourront se planifier, par exemple, pour avoir une idée plus précise du nouvel itinéraire pour s’y rendre. Listez tout ce dont vous avez besoin. Vous pouvez vous renseigner sur vos changements de carrière par le biais d’organisations professionnelles, en apprendre davantage sur le Déménagement de société. Par exemple, appeler votre réseau de carrières ou effectuer des recherches sur Internet.

Fixer une date et prévenir les adjoints du déménagement

Il est nécessaire d’avoir une date limite pour déménager, ou au moins un quart du temps dans l’année. Il vous permet de mettre en place un plan rétro et tous les événements qui le marquent avant la date limite. Idéalement, prévoyez de transférer votre entreprise pendant le week-end afin de ne pas affecter l’événement. Ou, si vous n’avez pas d’autres choix que de le faire pendant la journée de travail (par exemple, en raison de la taille de l’entreprise que vous déménagez), vous pouvez organiser une semaine de télétravail pour tous les salariés. Pensez à vérifier auprès de la mairie s’il y a des incidents qui pourraient perturber la circulation ce jour-là. Tout le monde doit savoir ce qui va se passer et la raison du déménagement de société. Dans cet exercice délicat, la transparence est essentielle. Les salariés de l’entreprise ne doivent pas être pris au dépourvu, chacun doit avoir le temps de préparer et d’organiser ce transfert. Pour quelques travailleurs, si la société déclare que le départ va bouleverser l’habitude quotidienne, cela peut représenter un véritable choc psychologique. Surtout si le temps de trajet entre le domicile et le travail est allongé. Par exemple, afin d’informer au mieux les personnes qui ont des questions ou des préoccupations, vous pouvez désigner un responsable de re-location par service ou par équipe. Vous pouvez, également, impliquer vos collaborateurs en leur demandant leur avis sur l’aménagement du nouvel emplacement.

Respecter les préavis du déménagement

Informez votre propriétaire par courrier recommandé de votre intention de quitter la maison et confirmez la réception. Les baux commerciaux nécessitent, généralement, un préavis de six mois, mais il peut y avoir des dispositions particulières, selon le contrat. Cette étape est irréversible, la décision de déménager doit être, donc, clairement enregistrée. Ce déménagement de société est une excellente opportunité pour rénover le site et modifier la décoration de l’entreprise. Pour le bien-être des employés, vous pouvez acheter du mobilier de bureau ergonomique comme les  tables élévatrices, balles de yoga et chaises spéciales. Vous pouvez, également, engager un architecte d’intérieur pour tirer le meilleur parti de l’espace. Si c’est une petite société de moins de 20 personnes, vous pouvez louer un véhicule adapté pour organiser votre propre déménagement de société. De plus, il est recommandé de demander à des professionnels. Ne vous précipitez pas pour trouver l’offre la moins chère. Examinez de plus près les options disponibles, y compris les assurances et les avantages.

Informer sur la nouvelle localisation de la société

Lors du déménagement de société, vous devez communiquer l’adresse du nouvel emplacement à tout le personnel. Tout d’abord, les actions des clients, prestataires, partenaires, clients potentiels, etc. de l’entreprise ne doivent pas conduire à une baisse de productivité. Deuxièmement, vous devez communiquer avec les différentes agences de services. Faire une liste détaillée pour ne pas oublier des services. Vous pouvez demander à La Poste de réacheminer votre courrier à votre nouvelle adresse pendant un à deux ans. Au fil des ans, les employés de l’entreprise ont dû stocker un grand nombre de documents ou d’articles dont ils n’avaient plus besoin. C’est l’occasion de jeter tout ce qui s’est accumulé au fil des années, poussiéreux. Bien sûr, garantissez-vous qu’ils ne sont plus utilisés à des fins commerciales et que vous disposez d’une copie numérique. Pour les choses que vous gardez, étiquetez-les pour faciliter leur emménagement. Vous pouvez les fournir à vos salariés, les vendre ou en faire don à l’association.

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